การ เรียนรู้excel

การ เรียนรู้excel

Microsoft Excel

การกำหนด จำนวน Sheet ให้ Excel กล่าว นำ

Excel ได้ถูกออกแบบให้ทำงานภายใน Sheet เมื่อเปิดแฟ้ม Excel ขึ้นมาในแต่ละครั้ง Workbook ที่เปิดก็จะพบกับกระดาษแผ่นงาน (Worksheet) หลายแผ่น เรียงกันเป็น Sheet1 Sheet2 ติดต่อกันไป อยู่ในตำแหน่งซ้ายล่างของหน้าต่างโปรแกรม โปรแกรม Excel ที่ติดตั้งครั้งแรกส่วนใหญ่ได้กำหนดจำนวน Sheet ให้มีไว้ 3 Sheet กรณีที่ผู้ใช้ต้องการใช้ Sheet มากกว่าจำนวน Sheet ที่กำหนดไว้ก็ต้องมีการเพิ่ม Sheet มีวิธีที่สามารถกำหนดจำนวน Sheet ให้ Excel ตามความต้องการของผู้ใช้ได้และเมื่อไม่ต้องการให้ Sheet ปรากฏอยู่ในแฟ้มงานก็ให้ลบ Sheet นั้นออกไป

 การเพิ่มจำนวน Sheet

   วิธีที่ 1
ไปที่ เครื่องมือ/ตัวเลือก (รูปที่ 1-1) ที่กรอบตอบโต้ของตัวเลือก ให้กดเลือกแถบเมนูทั่วไป ที่ช่องรายการแผ่นงานในสมุดงานใหม่ กดปุ่มลูกศรขึ้นเพื่อเลือกจำนวนแผ่นงานที่ต้องการให้เพิ่มขึ้นหรือกดปุ่มลูก ศรลงเพื่อเลือกจำนวนแผ่นงานที่ต้องการให้ลดลง (รูปที่ 1-2) กดปุ่ม ตกลง หลังจาก กำหนดจำนวนแผ่นงานในสมุดงานใหม่ด้วยวิธีนี้แล้วจะมีผลกับการเปิดโปรแกรม Excel ในครั้งต่อไปและสามารถตั้งค่าจำนวน Sheet ได้ สูงสุด 255 Sheet

วิธีที่ 2
ไปที่ แทรก/แผ่นงาน Sheet แผ่นงานใหม่ก็จะเพิ่มขึ้น (รูปที่ 1-3) หรือ เลื่อนลูกศรเมาส์ไปที่ Sheet แผ่นงานปัจจุบัน Clickเมาส์ปุ่มขวาเลือกแทรก กดเลือก แผ่นงาน กดปุ่ม ตกลง (รูปที่ 1-4)

วิธี ที่ 3 สามารถ เพิ่มจำนวน Sheet ได้อย่างรวดเร็ว ด้วยการกดปุ่ม Shift+F11 (กดปุ่ม Shift ค้างไว้หลังจากนั้นกดปุ่ม F11 ตาม) วิธีนี้สามารถสร้าง Sheet เพิ่มได้อย่างรวดเร็วและเพิ่ม Sheet ได้มากเกินกว่า 255 Sheet (วิธีที่ 1) แต่การเพิ่ม Sheet มากเกินไปก็จะส่งผลทำให้การโหลด Workbook นั้นมาใช้งานได้ช้าลงไปด้วย

การ ลบ Sheet เมื่อผู้ ใช้ไม่ต้องการ Sheet ที่บันทึกไว้ก็สามารถลบ Sheet ดังกล่าวนั้นได้ โดยกดเลือกแถบ Sheet ที่ต้องการลบ คลิกเมาส์ปุ่มขวาเรียกคำสั่งเมนูลัดขึ้นมา กดเลือกลบ โปรแกรมจะให้ยืนยันการลบอีกครั้ง กดปุ่ม ตกลง

การลบหลาย Sheet สามารถทำได้โดยการกดเลือกแถบ Sheet ที่ต้องการลบ ให้กดปุ่ม Shift ค้างไว้หลังจากนั้นให้คลิกเมาส์เลือก Sheet อี่น ๆ ที่ต้องการลบ ตามด้วยการคลิกเมาส์ปุ่มขวาเรียกคำสั่งเมนูลัดขึ้นมา กดเลือกลบ โปรแกรมจะให้ยืนยันการลบอีกครั้ง กดปุ่ม ตกลง

ข้อควรคำนึง โดยปกติ ส่วนใหญ่แล้วโปรแกรม Excel จะมีการแสดงผลใน Sheet ต่าง ๆ ผู้ใช้สามารถเพิ่มจำนวน Sheet หรือลบ Sheet ออกไปได้ ควรมีจำนวน Sheet ที่จำเป็นเท่านั้น Sheet ที่ว่างเปล่า ไม่ได้ใช้ ควรลบออกไป แฟ้มที่มี Sheet จำนวนมากจะส่งผลให้การเรียกแฟ้มนั้นมาใช้งานได้ช้าลงไปด้วย

การนำเครื่องคิด เลขมาไว้ในโปรแกรม Excel
กล่าวนำ

ปกติเวลาจะ เรียกเครื่องคิดเลขมาใช้งานต้องไปที่Start/Program/Accessories/Calculator ทำให้เสียเวลาและต้องเรียกใช้ตามลำดับอย่างนี้ทุกครั้งหลังจากปิดโปรแกรม เครื่องคิดเลขแล้ว เพื่อความสะดวกในการเรียกใช้โปรแกรมดังกล่าวนี้ เทคนิค Excel ในครั้งนี้จึงขอแนะนำวิธีการนำเครื่องคิดเลขมาไว้ในโปรแกรม Excel โดยผู้ใช้สามารถกดปุ่ม สัญญลักษณ์เครื่องคิดเลขในแถบเครื่องมือมาใช้ได้เลย

การเพิ่มแถบ เครื่องมือเครื่องคิดเลข 1.ไปที่ มุมมอง/แถบเครื่องมือ/กำหนดเอง (รูปที่ 2-1)
2. เลือกแถบคำ สั่ง ในส่วนของประเภทเลือก เครื่องมือ ในส่วนของคำสั่งด้านขวา เลือก กำหนดเองกดปุ่มเครื่องมือ  ที่เป็นสัญญลักษณ์เครื่องคิดเลขใช้เมาส์คลิกปุ่มนี้ค้างไว้และลากไปวาง ระหว่างกลุ่มของแถบเครื่องมือใน Excel ด้านบนหลังจากนี้เป็นต้นไป โปรแกรมเครื่องคิดเลขจะประดับอยู่คู่กับ Excel ตลอดไป

การลบแถบเครื่องมือเครื่อง คิดเลข การออก แบบ ปฏิทินให้มีขนาดพอดีใน 1 หน้ากระดาษแนวตั้ง ในรูปที่ 9 จำเป็นต้องลดขนาดความกว้างของสดมภ์และความสูงของแถวลง ก่อนออกแบบจึงควรมีแบบของปฏิทินในภาพรวมมาเป็นแนวคิดในการจัดการก่อน กล่าวคือ ปฏิทินใน 1 หน้านี้ ควรจะมีขื่อปฏิทินปี มีเดือนทั้ง 12 เดือน วันและวันที่ มีการกำหนดให้แถวแต่ละแถวบรรจุข้อมูลของปฏิทินลงไป
การตั้งค่าความสูงของแถว ให้ ตั้งค่าดังนี้
แถวที่ 1-4 = 20 แถวที่ 5 = 9 แถวที่ 6 = 3 แถวที่ 77 = 9 แถวที่ 78 = 16
แถวที่ 7-76=16 (ตั้งค่าเป็นขนาด 16 ทั้งหมดก่อน หลังจากนั้น แถวคู่ที่ 8-76 = 3 โดยใช้ F4 ช่วย)
วิธี ปฏิบัติ
ตั้ง ค่าความสูงของแถวที่ 1-4 โดยเลื่อนเมาส์ไประบายเลือกแถว
ที่ 1-4 (คลิกเมาส์ไปยังแถวที่ 1 ค้างไว้ ลากลงมายังแถวที่ 4 กดเมาส์ปุ่มขวา เลือกความสูงของแถว (รูปที่ 3-3) หลังจากนั้นให้ป้อนค่าแถวสูง = 20 (รูปที่ 3-4) กดปุ่ม ตกลง
การ ตั้งค่าความสูงของแถวที่ 5-78 ให้ตั้งค่าตามที่ตั้งไว้ด้านบน ในส่วนของแถวที่ 7-76 ให้ตั้งค่า = 16 ทั้งหมดไว้ก่อน หลังจากนั้นให้เปลี่ยนการตั้งค่าเฉพาะในแถวคู่ตั้งแต่แถว 8-76 = 3 โดยใช้ F4 เป็นตัวช่วยเหลือในการใช้คำสั่งให้วนซ้ำ โดยให้ปฏิบัติดังนี้ เลื่อนเมาส์มากดเลือกแถวที่ 8 ตั้งค่าความสูงของแถวที่ 8 = 3 กดปุ่ม ตกลง ไปที่แถวที่ 10 หลังจากนั้นกด F4 ในส่วนที่เหลือก็ให้ไปที่แถวที่ต้องการและตามด้วยการกด F4 จะได้ผลการตั้งค่าความสูงของแถวตามค่าที่กำหนดไว้ 
 การ ตั้งค่าความกว้างของสดมภ์ ให้ ตั้ง ค่าดังนี้
สดมภ์ที่ A = 0.8 สดมภ์ที่ B = 1 สดมภ์ที่ C = 0.3 สดมภ์ที่ D = 3
สดมภ์ที่ E-AW สลับขนาดระหว่าง 0.3 และ 3 โดยเริ่มต้นที่ 0.3 ก่อน
สดมภ์ที่ AX = 1 สดมภ์ที่ AY = 3
การผสานเซลล์
หลัง จากได้มีการกำหนดค่าของแถวและสดมภ์ จนได้รูปแบบของปฏิทินเป็นรูปเป็นร่างขึ้นมาบ้างแล้ว
ขั้น ตอนต่อไป คือการจัดแนวกลาง (ผสานเซลล์) ให้กับเดือนและปี โดยการระบายแถบทึบจาก D7:P7 กดเมาส์ปุ่มขวาเรียกคำสั่งเมนูลัดขึ้นมา เลือก รูปแบบเซลล์ (รูปที่ 3-8) เพื่อเรียกกรอบตอบโต้ในการจัดรูปแบบเซลล์
ทดลองดูตัวอย่างก่อนพิมพ์
หลัง จากได้วางโครงร่างของปฏิทินได้ส่วนหนึ่ง ให้ไปที่ แฟ้ม/ตั้งค่าหน้ากระดาษ ในส่วนของกรอบตอบโต้ตั้งค่าหน้ากระดาษ คลิกเลือกแถบเครื่องมือ หน้า คลิกเลือกวางแนวตั้ง อัตราส่วนให้ปรับเป็น 90 เปอร์เซ็นต์
หลัง จากนั้นให้คลิกเลือก ระยะขอบ ให้ตั้งค่าดังนี้ ซ้าย = 1.4 ขวา = 0.4 บนและล่าง = 1.5 หัวและท้ายกระดาษ = 0.8 คลิกเลือกจัดกลางหน้ากระดาษ ตามแนวตั้ง กดปุ่มตกลง เมื่อตั้งค่าหน้ากระดาษเสร็จแล้ว ให้ไปที่ เพื่อดูตัวอย่างก่อนพิมพ์
การสร้างกล่องคำสั่งผสมและ การใช้ ฟังก์ชัน INDEX